Comment réussir l'intégration d'un alternant(e) au sein d'une entreprise ?

Pour une société, il est très intéressant de recruter des alternant(e)s d'un point de vue financier. Près de la moitié des étudiants en alternance disent avoir souffert de l'absence des programmes d'intégration. Ils rencontrent ainsi des difficultés lors de leur premier pas en tant que jeunes recrus dans une entreprise. Découvrez quelques pistes pour intégrer facilement et engager vos alternant(e)s. Ils pourront découvrir les facettes du monde professionnel plus aisément.

Donner de l'importance au pré-boarding

En vue d'accueillir les alternants dans les meilleures conditions, il ne faut pas négliger le pré-boarding. Cette phase permet aux futurs alternant(e)s de se mettre en confiance. Elle les aide à se préparer en amont pour leur intégration en entreprise.

Vous pouvez prévoir un guide d'intégration. En complément de l'e-mail de bienvenue, pensez aussi à lui préparer et envoyer avant son premier jour le planning des premières semaines. Cela lui permettra d'avoir connaissance de ce qu'il l'attend et diminuera le stress de son arrivée. 

Après le pré-boarding vient l'onboarding qui est la phase pour accueillir le nouvel arrivant au sein de l'organisme. Comme cette personne n'a pas encore d'expérience, vous devriez trouver divers moyens pour la mettre en confiance. Ainsi, vous devriez organiser un accueil collectif (petit-déjeuner ou déjeuner) de bienvenue, de manière informelle, pour votre apprenti(e). Fournissez-lui les outils et les accès à différents supports de formation progressivement.

Un accueil adapté implique de faire sentir aux alternant(e)s qu'ils soient les bienvenues et qu'ils ont le même titre que les autres collaborateurs.

Bien comprendre la relation entre vous et votre alternant(e)

Vous devriez comprendre que votre alternant(e) a des besoins spécifiques. Comme il/elle est encore un(e) étudiant(e), il/elle doit gérer ses cours, ses examens, ses projets… Il/elle n’est pas encore un(e) professionnel(lle). C'est votre responsabilité de lui transmettre votre savoir-être et votre savoir-faire. Vous devriez lui servir d'exemple à travers vos comportements et vos actions.

En tant que maître(sse) d'apprentissage, vous devriez bien appréhender votre rôle pour pouvoir instaurer une synergie avec le l’apprenti(e). Vos missions consistent à le former, l'intégrer, l'accompagner, l'encadrer et l'évaluer. Lorsque vous connaissez bien vos missions, vous pouvez démarrer du bon pied.

Faire une présentation de l'entreprise et de son équipe

Le parcours d'intégration d'un(e) étudiant(e) devrait durer deux semaines environ. Pour prendre correctement ses marques, il est essentiel qu'il ou elle découvre son environnement de travail. L’alternant(e) devrait bien connaître l'entreprise. Vous devriez lui présenter l'entreprise et ses activités, son organigramme, ses valeurs… Donnez-lui toutes les informations pratiques : horaires de travail, contacts importants (RH…), etc.

En tant qu'accompagnateur/trice, il est mieux que vous redéfinissiez les missions de l'étudiant(e) lors le premier jour. Présentez-lui ses collègues ainsi que son/ses managers. Montrez-lui son bureau ou l'endroit où il va passer la majeure partie de son temps. Il/Elle devrait aussi connaître les principaux interlocuteurs.

N'oubliez pas de préparer votre équipe à accueillir ce nouveau collaborateur ou nouvelle collaboratrice. Chacun(e) devrait contribuer à son accompagnement.

Choisir un(e) maître(sse) d'apprentissage ou tuteur/trice

L'entreprise accueillant des alternant(e)s a l'obligation de désigner un maître d'apprentissage (contrat d'apprentissage) ou un tuteur/trice (contrat de professionnalisation). Jouant un rôle clé sur l'intégration d'un alternant(e), c'est celui qui va se charger d'accueillir, d'accompagner et de former l'alternant(e) durant son passage. En plus d'aider l’apprenti(e) à se familiariser avec son environnement de travail, il va l'accompagner dans son intégration. Le choix du tuteur ne se fait pas à la légère. Le/la tuteur/trice devrait être une personne qui s'investit dans la formation et le suivi de son alternant.

Composer un binôme apprenti(e) et collègue plus expérimenté est une excellente idée. Outre son tuteur, mettez l'étudiant(e) en binôme avec une personne occupant le même poste que lui ou elle. C'est un moyen efficace pour lui ou pour elle d'entretenir une meilleure relation professionnelle tout en se formant auprès de son collègue.

Autant vous prévenir que votre vie en tant que maître d'apprentissage / tuteur ne sera pas aisé. Vous pourriez être confronté à des périodes de crise : difficulté d'adaptation de l'alternant(e) aux règles (horaires, exigences, comportements…), incapacité d'atteindre ses objectifs, mauvaise relation avec certains membres de l'équipe… Les situations de tensions pourraient s'amplifier et vous devrez savoir les désamorcer en vue d'éviter qu'elles ne se dégénèrent. Certains contrats en alternance finissent par une rupture.

Former l'alternant(e)

Consacrez du temps pour la formation de votre alternant(e) durant les premiers jours de son intégration. Vous devriez le former sur les process et les outils qu'il ou elle doit utiliser au quotidien.

Rappelez-vous constamment qu'un(e) alternant(e) n'est pas comme tous les salariés. Il/elle est encore dans une démarche de développement de ses compétences. Gage de performance, votre accompagnement lui est très fondamental.

Définissez ses missions et fixez ses objectifs en fonction des connaissances que vous lui avez transmises. La formation que vous lui avez donnée doit lui permettre d'ajouter des cordes à son arc et d'enrichir ses expériences professionnelles.

Toujours travailler avec le centre de formation

Lorsque vous accueillez un (e) alternant (e) dans votre structure, soyez constamment en relation avec l'établissement où il ou elle suit sa formation, tout le long de son alternance. Ayez des échanges réguliers avec l'école. C'est la clé de la réussite de la collaboration professionnelle. Vous pouvez faire savoir au centre de formation concerné vos attentes en termes de compétences, de comportements ou de codes vestimentaires.

En travaillant avec le centre de formation de l'étudiant (e) pour le suivi de son parcours, vous adaptez son accompagnement suivant les référentiels de ses cours. En outre, vous tissez des liens à l'aide des échanges avec l'établissement. Sans oublier que cela vous aide à mieux comprendre votre apprenti(e).

Transmettre son métier

Accompagner un(e) alternant(e) constitue un grand enjeu. Il/Elle est en train d'apprendre un métier qui est le vôtre. Vous devriez ainsi bien alterner les périodes d'apprentissage et d'explications en les accompagnant de réalisations pratiques. En procédant ainsi, vous lui accordez le temps d'assimiler de nouvelles compétences. Après avoir fourni toutes les clés indispensables pour accomplir une mission, laissez votre alternant(e) découvrir une nouvelle expérience tout(e) seul(e).

Au fil du temps, vous verrez que les apprenti(e)s gagnent en autonomie. Vous pouvez ensuite multiplier leurs tâches. Malgré la durée de l'apprentissage, gardez en tête que vos alternants pourraient avoir des capacités dépassant vos attentes.

Diversifiez les situations professionnelles, mais commencez par les plus simples taches. En fonction des acquis de votre jeune recru(e), confiez-lui des missions avec différents niveaux de difficulté. Ainsi, il ou elle peut évoluer avec efficacité et plus rapidement.

Suivre de près le parcours de l’alternant(e)

Organisez des rendez-vous régulièrement pour faire un suivi de votre apprenti. Ces entretiens sont nécessaires pour prendre du recul sur une période particulière et pour analyser toutes les étapes. C'est l'occasion pour vous de lui faire part de vos remarques et de vos recommandations, mais vous devriez aussi le laisser exprimer librement ses difficultés, ses remarques, ses ressentis... Attendez-vous à ce que votre rôle de tuteur soit mis à l'épreuve. Si besoin, remotivez votre alternant en valorisant son travail, ses efforts, son attitude. Donnez-lui les perspectives pour progresser.

Outre un suivi régulier, un accompagnement personnalisé de votre alternant(e) est aussi indispensable. Pour faire le point sur ses missions, ses objectifs, ses difficultés, organisez une réunion toutes les semaines. C'est important pour revoir les aspects de son apprentissage. Donnez des indicateurs de réussite et d'échec par écrit ou à l'oral.

Avec les connaissances et les bons outils mis en place, vous bénéficirez de tous les avantages à recruter en alternance : avantages financiers, valorisation de la marque employeur, fidélisation de vos nouvelles recrues... 

Nous sommes disponibles pour vous accompagner sur ce sujet.
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